اکسپندینگ فایل: یک بایگانی همراه

صفحه اصلیاخباراکسپندینگ فایل: یک بایگانی همراه

1396/10/11

 

اگر شما از آن دسته افرادی هستید که همیشه با پوشه ها و برگه‌های متعدد سروکار دارید، اکسپندینگ فایل می‌تواند راه‌حلی مناسب برای نگهداری آسان، دسته بندی دقیق و دسترسی سریع به اسناد و مدارک شما باشد.

اکسپندینگ فایل نوعی کیف یا جعبه است متشکل از چند محفظه (خانه،جیب)، با استفاده از دیوایدر (مقسم، ایندکس) این محفظه ها از هم تفکیک می شوند. از آنجایی که محفظه های این کیف مانند آکاردئون باز و بسته می‌شوند، به آن کیف آکاردئونی هم می‌گویند. کیف فایلی و کیف قارمانی هم نام‌های دیگر اکسپندینگ فایل هستند.


 

 

ویژگی‌های اکسپندینگ فایل

 

 محبوبیت و کاربردهای متنوع اکسپندینگ فایل‌ها به به دلیل قابلیت‌ها و ویژگی‌های ممتازشان است. از جمله این امتیازها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

 

  • بایگانی حجم زیادی از اسناد و مدارک، در یک فضای اندک

  • قابلیت انعطاف و انطباق با تغییر حجم و وزن اسناد

  • محافظت از اسناد و مدارک در برابر رطوبت، گرد و خاک و سایر آلودگی های محیط

  • امکان دسته بندی و عنوانگذاری اسناد و مدارک مختلف

  • امکان دسترسی سریع و آسان به اوراق و پرونده های  مختلف  

  • وزن سبک و حمل آسان

  • امکان جابجایی اسناد مختلف در کنار هم و در یک زمان

 

ابعاد کوچک، گنجایش بالا، دسترسی سریع و حمل آسان شاخص های مهمی هستند که اکسپندینگ فایل را از سایر لوازم بایگانی متمایز می‌کند. 

 

 

 

 

 

 

کاربردهای اکسپندینگ فایل

 

از اکسپندینگ فایل برای مدیریت امور مختلف و متعددی می‌توان استفاده کرد، برخی از کاربردهای کیف فایلی عبارتند از:

 

  • بایگانی اسناد و مدارک در اداره

  • منظم و مرتب کردن قبوض ، رسیدهای دریافت و پرداخت در خانه

  • آرشیو مدارک یک پروژه علمی یا تجاری و تنظیم مدارک مختلف در هر مرحله از فرایند پروژه

  • نگهداری اوراق امتحانی، جزوات درسی، تکالیف و تمرینات درسی دانش آموزان

  • نگهداری نامه ها، ضمانت نامه ها،کاتالوگ ها دفترچه راهنمای محصولات

 

 

 

پیش از انتخاب اکسپندینگ فایل به این موارد توجه کنید:

 

  • سایز اسناد و مدارک

  • حجم و وزن اسناد و مدارک

  • تنوع اسناد و مدارک

  • نوع استفاده

  • محل استفاده

 

 

 

 

 

مشخصات اکسپندینگ فایل

 

اندازه اکسپندینگ فایل

 

 

سایز اکسپندینگ فایل باید متناسب باشد با سایز برگه ها و فایل‌هایی که در آن قرار می گیرند. سایز اکسپندینگ فایل‌های استاندارد عبارتند از:

 

  • A4

  • A3

  • FC

  • چک سایز

 

تعداد محفظه‌های اکسپندینگ فایل

 

تعداد محفظه‌های اکسپندینگ فایل‎ها متفاوت است. اما معمولا بین 1 تا 33 عدد متغیر است. 3 مورد تعیین می کنند که  اکسپندینگ فایل موردنیازتان باید چند خانه  باشد:

 

  • تعداد اوراق و اسناد

  • تنوع اوراق اسناد

  • تنوع موضوعی: گزارش، مخارج، مالی و...

  • تنوع ماهیتی: عکس، پوشه، برگه، پاک

 

دیوایدرهای اکسپندینگ فایل

به 2 دلیل دیوایدرها نقش مهمی در کیفیت و کارایی اکسپندینگ فایل دارند:

 

  1. قابلیت گسترش:

    دیوایدر باید از جنسی مرغوب باشد، که با افزایش حجم اسناد به راحتی باز شود، بدون اینکه خراب یا پاره شود.

 

  1.  

    برچسب (Tab):

    عنوان هر دسته از اسناد و مدارک روی برچسب ایندکس‌ها ثبت می‌گردد. درنتیجه پیداکردن فایل‌ها سریع و آسان می‌شود.

 

انواع برچسب

 

  • برچسب ثابت:

    متصل به بدنه دیوایدر است، عنوان هر دسته مستقیم و یا با استفاده از لیبل روی برچسب ها ثبت می شود.

  • برچسب قابل تعویض:

     شامل یک محفظه پلاستیکی که داخلش  یک برگه کوچک مقوایی قرار دارد.عنوان هر دسته روی این برگه‌های رنگی کوچک درج می‌شود. با هر نوع تغییر در دسته بندی، به راحتی می توان برگه مقوایی را از محفظه خارج کرده و عنوان جدید را درون محفظه جا دهیم. علاوه بر این، دیوایدرها از نظر  تعداد، اندازه و محل قرارگرفتن برچسب ها، با هم تفاوت دارند و هر کدام برای یک نوع روش عنوانگذاری مناسب هستند.

 

 

جنس اکسپندینگ فایل

 

اکسپندینگ فایل‌ها براساس نوع اسناد، نحوه استفاده وعواملی از این دست جنس های مختلفی دارند. یک کیف فایلی می‌تواند چرمی،‌ پلاستیکی، فومی، مقوایی و پارچه‌ای باشد.

 

 

مدل اکسپندینگ فایل

 

رایج ترین اکسپندینگ فایل‌ها عبارتند از:  جعبه‌ای (ایستاده)، کیفی و فولدری (دستی)

 

 

 

 

قفل اکسپندینگ فایل

 

باتوجه به حجم اوراق، نوع مدارک و میزان استفاده از اسناد و مدارک، قفل اکسپندینگ فایل ها نیز متفاوت است که رایج ترین آنها عبارتند از: کش‌دار، دکمه‌دار، چسبی و زیپی.


 

 

شما از اکسپندینگ فایل چه استفاده ای می کنید؟ انتظار شما از اکسپندینگ فایل چیست؟