ده ایده برای مرتب کردن لوازم تحریر رومیزی

ده ایده برای مرتب کردن با استفاده از لوازم تحریر رومیزی

نگاهی به میز کار خود در اداره بیندازید و ببنید آیا وقتش نرسیده که به آن سروسامان دهید؟ ببینید آیا به نظم‌دهنده‌های لوازم تحریر احتیاج ندارید تا همه چیز سر جای خودش قرار گیرد و استفاده از لوازم تحریر رومیزی برای شما آسان‌تر شود؟

می‌توانید یک روز هفته را روز مرتب کردن میز قرار دهید و هر هفته در زمان مشخص همه بی‌نظمی‌های طول هفته را سامان دهید.

برای مرتب کردن میز چند توصیه عملی با استفاده از لوازم تحریر رومیزی داریم تا زندگی کاری شما آسان‌تر شود.

۱. خودکار مناسب کار خود را که با آن راحت هستید، پیدا کنید و همان را روی میز بگذارید. باقی خودکارها را از روی میز جمع کنید. توصیه ما یک خودکار نوک ساچمه‌ای روان و ساده است. به این جهت که روان می‌نویسد، جوهر پس نمی‌دهد و جوهرش کمرنگ نمی‌شود، روی کاغذ صدا نمی‌دهد و جوهرش قطع و وصل نمی‌شود. همه این‌ها باعث می‌شود نوشتن‌های هرروزه راحت‌تر و روان‌تر باشد.

۲. یک بورد مخصوص کاغذ یادداشت‌های چسبی یا همان استیکر نوت درست کنید. چسباندن ایده‌های جدید کاری یا ترتیب روند یک پروژه یا وظایف روتین مربوط به هر پروژه روی این بورد به پروسه کاری شما نظم می‌بخشد و باعث می‌شود چیزی را از قلم نیندازید یا کمتر از این شاخه به آن شاخه بپرید. بعضی اوقات نوشتن ایده‌ها روی استیکر نوت و گذاشتن آن روی بوردی که در معرض دید گروه باشد، مثل یک جلسه توفان فکری عمل می‌کند.

۳. از یک نظم‌دهنده و جداکننده نامه روی میز خود استفاده کنید اگر که هر روز نامه‌های زیادی دریافت می‌کنید. مثلاً دو بخش نامه‌های فوری و نامه‌هایی که امکان دارد در وقت دیگری بررسی شوند، ایجاد کنید. می‌توانید از برچسب یا استیکر نوت روی آن‌ها استفاده کنید و موضوع یا درجه اهمیت آن‌ها را روی پاکت بنویسید تا هر بار برای بررسی مجبور به بررسی کل نامه نباشید.

۴. از نظم‌دهنده‌های رومیزی برای قرار دادن لوازم تحریر سرگردان استفاده کنید. جامدادی، کاغذ یادداشت، گیره کاغذ یا منگنه، پاک‌کن، مداد، خودکار، فلش‌مموری و سی‌دی، زونکن و ابزارهای دیگری که باید روی میز نگه دارید را می‌توانید در ست‌های رومیزی مرتب و منظم نگه دارید. اگر این وسیله از جنس شفافی ساخته شده باشد هم کمک می‌کند استفاده از لوازم تحریر رومیزی راحت‌تر شود.

۵. از یک تخته وایت بورد استفاده کنید تا وظایف روزانه را هر روز روی آن بنویسید و با انجام دادن هر یک، جلوی آن تیک بزنید. می‌توانید روی تخته از مگنت استفاده کنید و نوشته‌هایی که باید جلوی چشم باشند را روی آن نصب کنید و… .

۶. برای هر پروژه یک دفتر جداگانه بردارید. اگر هم‌زمان باید کارهای مختلفی را پیش ببرید، یادداشت‌های مربوط به هر یک را در دفتر مستقلی ثبت کنید. توصیه ما این است که از رنگ‌های مختلف دفترهای A5 استفاد کنید تا هم جای کمتری بگیرد و هم دفتر هر پروژه از دیگری قابل تشخیص باشد.

۷. برای نگهداری برگه کاغذهای مهم مثل قراردادها یا فاکتور و… از یک زونکن یا کلیربوک با اندازه‌ای مناسب تعداد برگه‌هایی که می‌خواهید در آن نگه دارید، استفاده کنید. این‌طوری هم لا‌به‌لای وسایل روی میز یا توی کشو گم و پاره نمی‌شوند هم از لکه‌های چای و قهوه و اثر انگشت‌های نوچ در امان می‌مانند.

۸. از یک اکسپندینگ فایل برای آرشیو فوری استفاده کنید. اکسپندینگ فایل برگه‌های شاخص دارد که می‌توانید اطلاعات پوشه را روی آن بنویسید. با این کار دیگر لازم نخواهد بود برای پیدا کردن یک برگه کل صفحات را بگردید.

۹. کاغذهایی که زود به زود احتیاج ندارید، در جعبه‌های بایگانی قرار دهید. این جعبه‌ها به راحتی سر هم می‌شوند و انعطاف‌پذیری خوبی دارند از این جهت که هر سایز کاغذی در آن‌ها جا می‌گیرد.

۱۰. برای هر جعبه یا بسته‌ای لیبل بسازید. زدن لیبل کمک می‌کند همه چیز را زود پیدا کنید و راحت هم به جایش برگردانید.

این‌ها راه‌هایی بودند که استفاده از لوازم تحریر رومیزی را برای شما راحت‌تر می‌کردند.