نحوه بایگانی اسناد در زونکن که باید بدانید!

روش صحیح بایگانی اسناد در زونکن

بایگانی مدارک برای تمامی افراد، مشاغل و سازمان ها دارای اهمیت بسیار زیادی است. در تمامی مشاغل، اسناد و مدارکی وجود دارند که باید در کمال صحت و سلامت و به صورت کاملاً طبقه بندی شده بایگانی شوند. حتی اگر شما یک خانه دار باشید هم برای نگهداری اسناد مهم زندگی خود نیاز به بایگانی خواهید داشت. به طور معمول، برای بایگانی اسناد و مدارک مهم از زونکن استفاده می شود. نگهداری اسناد و مدارک در زونکن اصول مخصوص به خود را دارد که باید آن ها دانسته و رعایت کنید. اما نحوه بایگانی اسناد در زونکن به چه صورت است؟

کدام زونکن برای کدام بایگانی

اولین چیزی که در مورد نحوه بایگانی اسناد در زونکن باید بدانید، این است که زونکن ها در انواع مختلفی تولید می شوند و هر کدام برای یک کار و یک هدف مناسب هستند. البته هدف کلی از ساخت زونکن ها نگهداری مدارک مهم است. اما هر مدل از زونکن ها برای بایگانی یک نوع از اسناد مناسب هستند. زونکن ها بر اساس شکل ظاهری، حجم و نوع حلقه به انواع مختلفی تقسیم می شوند.

زونکن ها بر اساس شکل ظاهری به انواع زونکن نمایشی، زونکن غیر نمایشی و زونکن بایگانی تقسیم بندی می شوند. زونکن های نمایشی همانطوری که از نام آن ها پیداست، جلد شفافی دارند که مدارک داخل آن ها پیداست و زونکن های غیر نمایشی به این صورت نیستند و جلد غیر شفاف یا اصطلاحاً Solid دارند. زونکن های بایگانی، قابلیت جای گیری مدارک بیشتری را در خود دارند و برای بایگانی مدارک حجیم مانند مدارک مالی سالانه شرکت ها مناسب هستند.

در دسته بندی زونکن ها، نوع حلقه نیز اهمیت دارد. حلقه های انواع زونکن می تواند گرد، D شکل، DZ شکل و بدون شکاف باشد. حلقه های گرد می توانند مدارک کم تری را نسبت به حلقه های D شکل و DZ شکل در خود جای دهند. حلقه های بدون شکاف نیز برای نگه داری طولانی مدت از مدارک با حجم خیلی زیاد مناسب هستند. بنابر آنچه گفته شد، پیش از آن که نحوه بایگانی اسناد در زونکن را بدانید، باید بسته به حجم و نوع اسناد و مدارکی که می خواهید در زونکن نگهداری کنید، بهترین مدل زونکن را انتخاب نمایید.

مهم ترین موارد در مورد نحوه بایگانی اسناد در زونکن

نحوه بایگانی اسناد در زونکن بسیار ساده است. تنها کافی است چند نکته را مورد توجه قرار دهید. پس از آن که بهترین مدل زونکن مناسب برای بایگانی اسناد خود را انتخاب کردید، چند کار ساده انجام دهید تا بایگانی اسناد در زونکن را به درستی انجام دهید.

خرید زونکن

زونکن ها را نام گذاری کنید

شما می خواهید اسناد مهم خود را نگهداری کنید. دلیل قبول این همه دردسر و هزینه برای بایگانی این اسناد، آن است که در آینده به آن ها احتیاج خواهید داشت. بنابراین باید بتوانید در میان انبوه زونکن ها و مدارکی که در بایگانی وجود دارد، زونکن مورد نظر خود را به سرعت پیدا کنید. بنابراین اولین قانون در زمینه نحوه بایگانی اسناد در زونکن، نام گذاری آن ها است. این کار را می توانید به وسیله ی لیبل هایی انجام دهید که در پشت همه ی انواع زونکن تعبیه شده اند.

مدارک مشابه در یک زونکن

طبقه بندی در بایگانی مدارک خیلی خیلی مهم است. شما باید تمامی اسناد و مدارک خود را بررسی کرده و بر اساس موضوعی که دارند تفکیک کنید. به عنوان مثال تمامی اسناد و مدارک مالی را در یک زونکن قرار دهید. این مورد یکی از مهم ترین ها در بررسی نحوه بایگانی اسناد در زونکن است. این امر به شما این امکان را می دهد تا به سادگی بتوانید مدرک مورد نیاز خود را در زونکن پیدا کنید. اما اگر این کار نکنید، به سختی می توانید یک سند مشخص را در داخل یک زونکن پر از کاغذ های مختلف پیدا کنید. چقدر باید زمان صرف کنید تا یک قبض کوچکی که یک سال پیش پرداخت کرده اید را پیدا کنید؟

اهمیت بایگانی مدارک و اسناد مهم بر هیچ کس پوشیده نیست. این امر، برای سازمان ها و شرکت ها یک امر حیاتی و برای اهداف خانگی بسیار مهم است. بنابراین یادگیری نحوه بایگانی اسناد در زونکن حائز اهمیت است. چرا که زونکن رایج ترین روش برای بایگانی مدارک مهم است. برای تهیه انواع زونکن می توانید به فروشگاه اینترنتی سهند مراجعه نمایید.