اهمیت پوشه آویز در بایگانی

فضای کافی و مناسب، سرعت و  سهولت دسترسی به اسناد  و دسته بندی مشخص و باقاعده، از اصول مهم یک بایگانی خوب است، برای اجرای این اصول  پوشه آویز یکی از بهترین ابزارهای بایگانی است. در اینجا به  برخی از دلایل ضرورت استفاده از پوشه آویز اشاره می کنیم:

۱٫ صرفه جویی در فضای بایگانی

پوشه اویزها، به صورت عمودی در کشوهای ریلی  و یا کمدهای دوار قرار می گیرند، به همین دلیل می توانند از اسناد بیشتری در یک فضای محدود محافظت کنند.

۲٫ سرعت و سهولت دسترسی به اسناد

چیدمان عمودی پوشه آویز کمک می کند تا به راحتی و در حداقل زمان اسناد را پیدا کنیم.

۳٫ امکان دسته بندی اصولی

پوشه آویزها برچسب های ثابت یا متحرکی دارند، عنوان هر دسته از اسناد روی این لیبل ها ثبت می شود.

۴٫ امکان کدبندی رنگی

از تنوع رنگی پوشه آویزها برای کدبندی اسناد بایگانی استفاده می شود.

۵٫ ماندگاری و دوام بیشتر پوشه ها

پوشه آویزها نسبت به سایر انواع پوشه ها کمتر جابجا می شوند، یعنی برای دسترسی به هر سند لازم نیست پوشه آویزها را از کمدها و کشوهای بایگانی خارج کنیم در نتیجه دوام و ماندگاری بیشتری دارند.

۶٫ افزایش امنیت و سلامت اسناد

اسناد درون پوشه آویز در کشو یا کمد بایگانی محافظت می شوند،  بنابراین عوامل محیطی کمتر می توانند سلامت اسناد را تهدید کنند

۷٫ انعطاف پذیری

اضافه شدن اسناد جدید یکی از مشکلات جدی در بایگانی است. ساختار پوشه آویزها منعطف است و می توان در هر گروه  اسناد جدیدی را جای داد.