کاربرد پوشه آویز فایل چیست

کاربرد پوشه آویز فایل چیست ؟

امروزه با وجود ابزارهای الکترونیک و استفاده وسیع از کامپیوترها، نگهداری آرشیو و اطلاعات وارد دنیای جدیدی شده است ولی به هیچ عنوان نمی‌توان گفت که صنعت بایگانی از کاغذ و برگه و روش‌های نگهداری اسناد و مدارک به صورت فیزیکی بی‌نیاز شده است. اگر آشنایی اندکی با کار بایگانی داشته باشید، می‌دانید که پوشه آویز فایل چیست و کاربرد آن در کجاست. پوشه آویز فایل یکی از ابزارهای بایگانی‌های ریلی است. در ادامه به این سؤال که  بایگانی ریلی و پوشه آویز فایل چیست جواب می‌دهیم.

در همه ادارات و سازمان‌ها، در مدارس و دانشگاه‌ها و در شرکت‌ها هنوز بخشی از مدارک و اسناد به صورت دستی و فیزیکی نگهداری می‌شوند. در سازمان‌هایی که برای بایگانی به فضای زیاد و ابزار پیشرفته و ایمن احتیاج دارند و اسناد و مدارک با اهمیتی بایگانی می‌کنند که سرعت در بازیابی آن‌ها اهمیت دارد، ممکن است از کمدها، قفسه‌ها، فایل‌ها و کشوهای ریلی استفاده کنند.

پوشه‌ای که مخصوص استفاده در کمد‌ها، قفسه‌ها و کشوهای ریلی طراحی شده، پوشه آویز فایل نام دارد. هیچ چیز در توصیف پوشه آویز فایل بهتر از این نیست که تصویر آن و کشوهای مخصوصش را ببینید یا از نزدیک یک کمد ریلی و طرز قرار گیری پوشه آویز فایل در آن را مشاهده کنید.

تفاوت یک پوشه معمولی با پوشه آویز فایل چیست ؟

پوشه آویز فایل دو چنگک یا قلاب فلزی یا پلاستیکی در دو سمت طول پوشه دارد. این قلاب‌ها روی زبانه‌های ویژه‌ای که در قفسه‌ها یا کشوهای ریلی تعبیه شده است قرار می‌گیرند و پوشه را به صورت افقی و آویزان درون کشو نگه می‌دارند.

این شیوه بایگانی با استفاده از پوشه آویز فایل و کشو‌های ریلی در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها استفاده می‌شود. استفاده از کمد‌ها و کشو‌های ریلی، روشی ایمن، زیبا، کارآمد و مقرون به صرفه برای بایگانی انواع اسناد و مدارک است.

یک مزیت بزرگ فایل‌ها و کمدهای ریلی این است که به طرز چشمگیری حجم فضایی که باید برای بایگانی تعداد خاصی پوشه داشته باشید را کاهش می‌دهند. در واقع با کمک پوشه آویز فایل و قفسه‌های کمد‌های ریلی نیاز به قرار دادن فضای راهرو بین قفسه‌های بایگانی از بین می‌رود.

کمدهای ریلی در دو نوع مکانیکی و الکترونیکی موجود هستند که بسته به نیاز هر شرکت و سازمان برای استفاده انتخاب می‌شوند. در نوع الکترونیکی کمدهای ریلی شما می‌توانید برای آن‌ها رمز ورود تعریف کنید و با ریموت کنترل به پرونده‌هایی که لازم دارید دست پیدا کنید و این یعنی ایمنی و سهولت در بایگانی شما.

کاربرد پوشه آویز فایل و قفسه‌ها و کمدهای ریلی به طرز قابل ملاحظه‌ای دستیابی به اسناد را تسهیل می‌کنند.  همچنین اگر پوشه‌ آویزهای فایل از جنس پلاستیکی مرغوب و ضد آب باشند، از نفوذ گرد و غبار و رطوبت به داخل خود جلوگیری می‌کنند و اسناد و مدارک را سلامت و به دور از آسیب نگه می‌دارند.

استفاده بهینه از فضا با کمک پوشه آویز فایل و کمدهای ریلی به شما اجازه می‌دهد که در بایگانی شرکت و سازمان متبوع خود با کمبود فضا مواجه نشوید و به بازیابی پوشه‌ها و اسناد خود سرعت و کیفیت ببخشید.