کاربرد پوشه در طبقه‌بندی

کاربرد پوشه یا چطور اطلاعاتمان را طبقه‌بندی کنیم

شما ممکن است جزوه‌های متعددی مربوط به درس‌های مختلف داشته باشید که برنامه‌ای برای منظم کردن و نگهداری آن‌ها در ذهن ندارید. موقعیت‌هایی مشابه این فراوان‌اند. در کار یا تحصیل نوشته‌ها و کاغذهای سرگردان فراوانی که هر یک مربوط به یک پروژه هستند و بدون نظم و ترتیب خاصی روی هم تلنبار شده‌اند. بعد از مدتی حتی به یاد نمی‌آورید چه برگه‌ای را کجا گذاشته‌اید و اصلاً آن را نگه داشته‌اید یا خیر. گاهی این تلنبار شدن آن‌ها را برای همیشه از دسترس شما خارج می‌کند چون هیچ‌گاه این فرصت را پیدا نمی‌کنید که برگه خاصی را موقع نیاز پیدا کنید و از آن استفاده کنید. کاربرد پوشه یک راه‌حل برای شماست.

کاربرد پوشه در طبقه‌بندی

کاربرد پوشه‌ها برای نظم‌بخشی به برگه‌ها بر کسی پوشیده نیست. در بایگانی ادارات یا سازمان‌ها یا هر جای دیگری که با تعداد زیادی برگه و کاغذ سروکار دارند، از سیستم‌های مختلف بایگانی و نظم‌دهی به پرونده‌ها و فایل‌ها استفاده می‌کنند.

اما اگر شما درگیر هیچ یک از این مشاغل نیستید و صرفاً دنش‌آموز، دانشجو، فریلنسر یا خانه‌دار هستید یا به هر دلیلی احتیاج به سامان دادن تعداد زیادی برگه و کاغذ دارید، ما چند پیشنهاد برای شما داریم که بتوانید این کار را آسان‌تر انجام دهید.

برای هر موضوع یک پوشه جدا بسازید

تا جایی که امکان دارد و می‌توانید موضوعات درسی و کاری را از هم تفکیک کنید برای آن‌ها پوشه جداگانه در نظر بگیرید. این‌طوری شاید پوشه‌های زیادی مصرف کنید ولی این کار بازیابی برگه‌ها را بسیار آسان‌تر می‌کند.

پوشه‌های بسیار شما نشان‌دهنده تنوع کارهای شما هستند ولی کوهی بی سر و ته از کاغذهای روی هم ریخته فقط نشانه بی‌نظمی است.

پوشه‌های اضافه را از دور خارج کنید

کاغذها و پوشه‌هایی که کارتان با آن‌ها تمام شده یا محتویاتشان بی‌ارزش شده است را از قفسه‌ها خارج کنید و دور بیندازید. این کار را همان زمانی که کاربرد پوشه تمام شده انجام دهید و پوشه تاریخ گذشته را دوباره به قفسه برنگردانید.

برای پوشه‌ها عنوان بنویسید

انتخاب عنوان برای نوشتن روی لیبل پوشه‌ها به نظر کار دشواری نمی‌آید. ولی خوب است که در انتخاب عنوان دقت کافی را بکنید تا هنگام نیاز بتوانید به راحتی به آن دسترسی پیدا کنید.

خوب است که وقتی می‌خواهید عنوان را انتخاب کنید، از خودتان بپرسید که کی دوباره به این پوشه احتیاج خواهید داشت. نه اینکه آن برگه‌ها دقیقاً چه هستند. اگر این سؤال را پاسخ دهید، یعنی از قبل می‌دانید که در چه زمانی و چرا باید از آن پوشه استفاده کنید. این کار به شما عنوانی می‌دهد که در آینده و در هنگام نیاز دوباره برای شما معنی‌دار خواهد بود.

فقط اطلاعاتی که نیاز دارید؛ نه یک کلمه بیشتر، نه یک کلمه کمتر

شما نمی‌توانید چیزهایی را با هم در یک مجموعه قرار دهید که هیچ ربطی به هم ندارند. مثلاً اگر یک پوشه مربوط به یک مشتری خاص است، مطمئن شوید هیچ برگه‌ای که مربوط به آن مشتری نیست در پوشه نباشد و تمام اطلاعات مربوط به او در همین پوشه قرار بگیرد. پس فقط اطلاعات مربوط به موضوع پوشه و حذف تمام برگه‌های اضافی.

دسته‌بندی پوشه‌ها بر اساس تاریخ

اگر قصد دارید پوشه‌های خود را بر اساس تاریخ مرتب کنید، باید از یک فرمت تاریخ‌نویسی در همه عنوان‌ها استفاده کنید. مثلاً اول سال، بعد ماه و بعد روز را بنویسید یا برعکس.

این نکته‌ها را در کاربرد پوشه در نظر گیرید

شما باید در طول پنجاه ثانیه به هر پوشه‌ای که نیاز دارید دسترسی داشته باشید.

نباید احتاج داشته باشید یک پوشه را باز کنید برای اینکه به محتویاتش پی ببرید.

دیگر نباید کابوسی به نام پوشه متفرقه داشته باشید.

نباید هیچ برگه جدا افتاده‌ای که مربوط به هیچ پوشه‌ای نیست، داشته باشید.

دیگر نباید نیاز باشد به حافظه‌تان فشار بیاورید تا بفهمید چی را کجا گذاشته‌اید.