مقالات

همه چیز درباره بایگانی اسناد حسابداری در زونکن

زونکن

بررسی کامل بایگانی اسناد حسابداری در زونکن

رابطّة بشر و نیاز او به ریاضیات را شاید بتوان به اندازة قدمت زندگی او روی کره خاکی فرض کرد. انسان همواره تلاش کرده تا امور زندگی خود را به نحوی محاسبه پذیر فهم کند. نقش ریاضیات و حساب در زندگی امروز انسان ها نیز اصلا نیاز به هیچ توضیح و تأکیدی ندارد. علم حساب و حسابداری بعد از توسعّة مفهوم اقتصاد، در زندگی انسان پررنگ شد. امروزه پول در همة جنبه‌ های زندگی ما نقش دارد و ما ناچاریم محاسبه کنیم و حساب های خود را بایگانی و حفظ کنیم. شرکت ها، اداره ها، بانک و در یک کلام هر نهاد و هر موسسه ای نیاز دارد تا اسناد مالی و حسابداری خود را به نحوی درست سامان بندی و بایگانی کند. امروز می خواهیم همه چیز دربارة بایگانی اسناد حساب داری در فایل ها و زونکن ها را به شما بگوییم.

بایگانی چیست؟

بایگانی فرایندی است که در آن اطلاعات غیرفعال، در هر شکل و قالب، برای مدت طولانی به طور ایمن ذخیره می شوند. این اطلاعات ممکن است یعنی احتمال دارد در آینده دوباره استفاده شود، همچنین ممکن است هیچ وقت به آن ها نیاز پیدا نکنیم اما با این وجود لازم است تا پایان پروژه نگهداری و ذخیره شوند.
بایگانی امکان انطباق اسناد را ارتقا می دهد، باعث صرفه جویی در وقت و افزایش امنیت می شود. بایگانی، اسنادی را به نحو ایمن ذخیره می کند (چه به صورت دیجیتال و چه به صورت کاغذی-فیزیکی) که دیگر مرتباً از آن ها استفاده نمی کنید. بایگانی اسناد به ویژه اسناد حسابداری مهم است زیرا از طریق آن شما دیگر هیچ اطلاعاتی را از دست نمی دهید.

زونکن

اهمیت بایگانی اسناد حسابداری

امروزه برای بیشتر شرکت های کوچک و بزرگ، مدیریت سوابق حسابداری به بخشی جدایی ناپذیر از فعالیت های تجاری آن ها تبدیل شده است، زیرا این اسناد به اصطلاح ستون فقرات اساسی هر سازمان است.
بنابراین، کاملاً ضروری است که سوابق و اسناد حسابداری را ذخیره، حفظ و مدیریت کنید تا بعداً بتوان آن ها را تبدیل به یک مجموعه کرد و بنابراین رشد آینده کسب و کار مورد نظر را تقویت کرد.
قبل از شروع، ذکر مزایای اصلی که به روز نگه داشتن و بایگانی اسناد حسابداری و کنترل کامل برای شرکت شما داشته باشد، مهم است:

  • می توانید به طور منظم رشد کلی کسب و کار خود را کنترل کنید.
  • به شما کمک می کند استراتژی های سیاست تجارت بازار محور را توسعه دهید.
  • منابع درآمد را شناسایی کرده و هزینه های کسری را پیگیری کنید.
  • در کار سریع تر و کارآمد تر تصمیم بگیرید.
  • می توانید کار خود را به طور کامل منطبق بر قوانین و مقررات کنید.

خرید زونکن

انواع بایگانی اسناد حسابداری

بایگانی سوابق و اسناد حسابداری به طور کلی به دو شکل انجام می شود: تک ورود و ورود دوگانه. همانطور که از نام آن پیداست، شکل تک ورودی روش بسیار ساده تری است که برای کارهای کوچک تر بهتر عمل می کند. روش ورود دوگانه پیچیده تر است و برای هر معامله ای که یک تجارت انجام می دهد، به دو ورود ، یک اعتبار و یک بدهی نیاز دارد. هدف این است که حساب ها بالانس شود و مسیر وجوه یک سازمان محاسبه شود. این در درجه اول در شرکت های بزرگ تر انجام می شود، که به تشخیص خطاها و کلاهبرداری های احتمالی کمک می کند.
انواع خاصی از بایگانی اسناد حسابداری بررسی می شوند که شامل معاملات، ژورنال ها، دفتر کل، ترازهای آزمایشی و صورت های مالی یک شرکت هستند:

  • معاملات: معامله نقطه شروع هر سند حسابداری است. این کاتالیزور کل فرآیند است که هر کالای خریداری شده یا فروخته شده را نشان می دهد که در یک تجارت معامله می شود.
  • دفتر روزنامه (حسابداری) : دفتر روزنامه تمام معاملات انجام شده توسط یک شرکت را ثبت می کند. دفتر روزنامع می تواند کل معاملات یک شرکت را پوشش دهد یا ممکن است دفاتر مختلفی برای بخش های مختلف شرکت وجود داشته باشد. تنها نکتة ضروری این است که دفاتر روزنامه باید به روز باشند و همة معاملات به نوعی ثبت شوند.
  • دفتر کل: دفتر کل، حرکت معاملات در دفاتر روزنامه به مکان های مشخص شده در دفتر کل است که با توجه به نوع معامله مشخص می شود. این امر موجب سهولت در انجام معاملات و دسته بندی صحیح آن ها در تهیه مانده آزمایش و در نهایت صورت‌های مالی می شود.
  • ترازهای آزمایشی: تراز آزمایشی جمع همه اعتبارات و بدهی های چرخه تجارت است. پس از اتمام این مرحله، همه ورودی ها باید به تعادل برسند. اگر این کار را نکنند، این می تواند خطایی را نشان دهد که باید اصلاح شود یا تقلب احتمالی.
  • صورت ‌های مالی: صورت مالی آخرین سند است که اجزای سایر اسناد حسابداری را شامل می شود. صورت‌ های مالی همان مواردی است که برای بازدید در اختیار عموم و نهادهای نظارتی قرار خواهد گرفت. تحلیلگران سرمایه گذاری می توانند صورت ‌های مالی را بررسی کنند تا به نظرات خود در مورد شرکت برسند. نهادهای نظارتی می توانند اسناد حسابداری که صورت ‌های مالی از آن‌ها تهیه شده است را بخواهند تا درک عمیق تری از شرکت داشته باشند.

امیدواریم که مطالب امروز برای شما عزیزان قابل استفاده و مفید واقع شده باشد. سوابق حسابداری کلیه اسناد و مدارکی است که در تهیه صورت ‌های مالی یا سوابق مربوط به حسابداری و بررسی های مالی دخیل است. سوابق حسابداری شامل سوابق دارایی ها و بدهی ها، معاملات پولی، دفترها و هرگونه اسناد پشتیبان مانند چک و فاکتور است. دانش بایگانی اسناد حسابداری برای هر شرکت یا نهادی برای پیشبرد هرچه بهتر اهداف خود ضروری است.اگر تمایل دارید تا لوازم التحریر با کیفیت و مطمئنی خریداری کنید توصیه می کنیم فروشگاه اینترنتی سهند را از یاد نبرید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *