همه چیز درباره استاندارد های اتاق بایگانی

بررسی استاندارد های اتاق بایگانی

با وجود تمامی پیشرفت‌هایی که تکنولوژی به همراه داشته است، بایگانی مدارک به صورت کاغذی و نگهداری از اسناد امری بسیار مهم و حیاتی برای تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها اعم از کوچک تا بزرگ است. از این رو، علاوه بر نحوۀ بایگانی مدارک و استانداردهای مرتبط با آن، استاندارد های اتاق بایگانی نیز دارای اهمیت بسیار زیادی است. در این مقاله سعی داریم تا راهنمای جامعی از استاندارد های اتاق بایگانی و همچنین لوازم مورد نیاز بایگانی درست مدارک را در اختیارتان قرار دهیم. با ما تا انتهای مطلب همراه باشید.

استاندارد های اتاق بایگانی چیست؟

رعایت تمامی استاندارد های اتاق بایگانی دارای اهمیت قابل توجهی است؛ چرا که هریک از مدارک بایگانی شده، جنبۀ قانونی داشته و برای شرکت اهمیتی حیاتی دارند. انتخاب اتاق مخصوص بایگانی، بسیار بستگی به فضایی دارد که شرکت دارد. حجم مدارک نیز در انتخاب فضای مناسب برای بایگانی دارای اهمیت است. استاندارد های اتاق بایگانی که باید آنها را رعایت کنید در سه دسته تقسیم بندی می‌شوند.

دستۀ اول، استاندارد های اتاق بایگانی به لحاظ فیزیکی

استاندارد های اتاق بایگانی به لحاظ فیزیکی است. فضایی که برای بایگانی مدارک انتخاب می‌کنید، بهتر است در طبقۀ اول یا همکف ساختمان بوده و دارای ارتفاعی در حدود 2 الی 2.5 باشد. کف اتاق بایگانی، با توجه به حجم مدارکی در آن نگه می‌دارید باید بتواند وزنی در حدود 1000 کیلوگرم را تحمل کند. با توجه به استاندارد های اتاق بایگانی، رفت و آمد شما در اتاق بایگانی باید حتماً بدون کفش باشد؛ چرا که ورود گرد و غبار می‌تواند به مدارک شما آسیب بزند. بهتر است کفپوش اتاق بایگانی قابل شستشو باشد. عایق بندی حرارتی و رطوبتی دیوارها نیز از استاندارد های اتاق بایگانی می‌باشد که حتماً باید به آن توجه نمایید.

خرید زونکن

دستۀ دوم، استاندارد های اتاق بایگانی به لحاظ روشنایی

طبق بررسی‌های انجام شده در مورد استاندارد های اتاق بایگانی، بهتر است روشنایی اتاق بایگانی به وسیلۀ لامپ کم مصرف سفید تامین شود. نور زیاد و تابش مستقیم نور خورشید می‌تواند اسناد و مدارک بایگانی شده را از بین ببرد. بنابراین بهتر است در صورت وجود نور مستقیم خورشید حتماً از پرده و کرکره‌های ضد نور استفاده نمایید. برای جلوگیری از انعکاس نور، بهتر است پوشش داخلی اتاق بایگانی را به رنگ روشن در بیاورید.

دستۀ سوم، استاندارد های اتاق بایگانی به لحاظ میزان رطوبت و تجهیزات لازم

زمانی که استاندارد های اتاق بایگانی را بررسی می‌کنید، بهتر است بدانید که مهم‌ترین عامل از بین برندۀ مدارک بایگانی شدۀ شما، رطوبت و آتش سوزی هستند. بنابراین در زمان ساخت و چیدمان اتاق بایگانی عوامل تشدید کنندۀ آتش سوزی و یا رطوبت را کنترل کنید. به این منظور بهتر است اتاق بایگانی شما به دور از لوله کشی‌های آب و یا سیم کشی‌های اصلی ساختمان باشد. سیستم تشخیص آتش سوزی و سیستم اتفای حریق از جمله تجهیزاتی هستند که برای اتاقی بایگانی الزامی می‌باشند.
علاوه بر این، نحوۀ قفسه بندی و نگهداری مدارک در زونکن‌ها، نوع زونکن‌ها و نحوۀ چیدمان مدارک نیز دارای اهمیت هستند. بنابراین علاوه بر رعایت کردن استاندارد های اتاق بایگانی، زونکن‌ها و لوازم مورد نیاز را بر اساس استانداردهای مشخص تهیه کنید. برای خرید این لوازم، بهترین اقدام، خرید از برندهای معتبری است که لوازم بایگانی خود را طبق استاندارد جهانی، با استفاده از بهترین مواد اولیه و به کمک تجهیزات نوین تهیه می‌کند. تجهیزات مورد نیاز برای بایگانی نمودن اسناد و مدارک اداری عبارت هستند از:

• انواع زونکن: زونکن، مهم‌ترین ابزار برای بایگانی اسناد و مدارک است. انواع زونکن متنوع وجود دارد که هر کدام را برای بایگانی نوعی از اسناد استفاده می‌کنند.
• کاور پلاستیکی پانچ دار: دومین وسیله‌ای که برای بایگانی اسناد و مدارک سازمانی خود نیاز خواهید داشت کاور پانچ است. چرا که شما نمی‌توانید در بسیاری از موارد، مدرک مربوطه را پانچ کنید. بنابراین بهتر است از کاور پانچ برای نگه‌داری هرچه بهتر اسناد استفاده نمایید.

سهند، تولید کننده و فروشندۀ انواع تجهیزات بایگانی با بهترین کیفیت

همانطور که گفتیم، برای بایگانی مدارک خود علاوه بر رعایت استاندارد های اتاق بایگانی، باید از تجهیزات استاندارد نیز استفاده نمایید. سهند یکی از برندهای بنام و با تجربه است که در طی سالهای فعالیت مستمر خود در حوزۀ تولید انواع نوشت افزار اداری درخشیده. این مجموعه تمامی محصولات خود را به بهره گیری از تکنولوژی روز دنیا و با استفاده از مواد اولیۀ درجه یک تولید می‌کند. برای خرید انواع زونکن و کسب اطلاعات کامل‌تر در مورد مجموعۀ سهند، می‌توانید به فروشگاه اینترنتی سهند مراجعه نمایید.