همه چیز درباره بایگانی مدارک پرسنلی

نحوه بایگانی مدارک پرسنلی

کارفرمایان باید کلیه مدارگ مربوط به شغل مانند سوابق استخدام ، بررسی عملکرد ، اقدامات انضباطی و شرح شغل را در پرونده پرسنل عمومی کارکنان نگهداری کنند. در نظر بگیرید که آیا این سند برای سرپرستی که ممکن است هنگام تصمیم گیری در مورد استخدام این پرونده را بررسی کند ، مناسب است یا خیر. آیا به عملکرد ، دانش ، مهارت ها ، توانایی ها یا رفتار کارمند مربوط است؟ در این صورت ، سند باید در پرونده پرسنل عمومی کارمند گنجانده شود.

دسترسی به مدارک پرسنلی

فقط کارکنان منابع انسانی و سرپرست یا مدیر مستقیم کارکنان ممکن است به اطلاعات موجود در پرونده پرسنل کارکنان دسترسی داشته باشند ، و اطلاعات هرگز دفتر منابع انسانی را ترک نمی کنند. در برخی از شرکت ها ، دسترسی به پرونده محدود به کارکنان منابع انسانی است. در این سازمانها ، سرپرستان یا مدیران فایل مدیریتی خود را که شامل مدارکی است که ممکن است به آنها نیاز داشته باشند ، نگه می دارند ، مانند نسخه ای از ارزیابی عملکرد قبلی. الزامات در مورد اینکه چه کسی به پرونده پرسنل کارمند دسترسی دارد استان به استان متفاوت است ، چه رسد به سطح بین المللی. در برخی استان ها، کارکنان حق دسترسی و حتی دریافت کپی اطلاعات موجود در پرونده پرسنل را دارند. در برخی دیگر ، دسترسی محدودتر است. الزامات همچنین در مورد آنچه که کارمند می تواند به آن دسترسی داشته باشد متفاوت است.
از بین کلیه پرونده های کارمندی که در شرکت نگهداری می شود ، پرونده کارکنان اغلب برای اطلاعات کارفرما ، سرپرست یا کارکنان منابع انسانی روزانه به آن دسترسی پیدا می کند.

خرید زونکن

ملاحظاتی درباره محتوای مدارک پرسنلی کارکنان

بایگانی مدارک پرسنلی معمولاً حاوی اسنادی است که کارمند قبلاً آنها را بررسی کرده است و بنابراین با محتوای آنها آشنا است. این شامل اسنادی مانند درخواست های شغلی ، ارزیابی عملکرد ، نامه های شناسایی ، سوابق آموزشی و فرم هایی است که به انتقال و ارتقاء مربوط می شود.
اصول اساسی و پرسش هایی که هنگام ثبت هرگونه سند در بایگانی پرسنل کارکنان باید در نظر بگیرید ، اینها هستند:
آیا در صورت شکایت از کارفرما ، آیا کارفرما به سند خاصی برای توجیه تصمیمات نیاز دارد؟ آیا کارفرما به سند در دادگاه نیاز دارد؟
آیا کارمند می داند و می داند که سند در پرونده پرسنل وی ثبت می شود؟ در بیشتر موارد ، کارفرمایان باید از کارمند بخواهند سند را امضا کند ، نه اینکه موافقت خود را با محتویات سند امضا کند ، بلکه باید تصدیق کند که از سند آگاه است و آن را خوانده است.
هیچ گونه شگفتی ، نظر یا یادداشت شخصی در مورد کارمند نباید در پرونده پرسنل کارکنان قرار گیرد. فقط حقایق ، بدون تفکرات احتمالی ، متعلق به پرونده پرسنل کارکنان است.

چگونه می توانم پرونده پرسنلی را تهیه کنم؟

این روزها نگه داشتن پرونده های پرسنلی در قالب دیجیتال ایمن تر و ارزان تر است. روی نرم افزار منابع انسانی سرمایه گذاری کنید که مناسب نیازهای شرکت شما باشد و ابزارهای هوشمندی را برای کار با شما در اختیار شما قرار دهد. با انتخاب یک سیستم مرتب سازی شروع کنید و کارکنان را به دسته ها تقسیم کنید. سپس اسناد مهم را که مستلزم حسابرس است ، اضافه کنید و در پایان اسناد کم اهمیت تری بگذارید. اگر از فرمت دیجیتال استفاده می کنید ، راحت تر می توانید همه چیز را در پوشه هایی با برچسب خوب قرار دهید. همچنین ابزارهایی برای جستجو و مرتب سازی خودکار دارید.

با مدارک پرسنلی چه مشکلاتی می توانم داشته باشم؟

پرونده های پرسنلی اسناد مهم و محرمانه را ذخیره می کند. شما باید آنها را ایمن نگه دارید و مطمئن شوید که دسترسی امن است. مشکل دیگر حجم زیاد اطلاعات است. اگر آنها را روی کاغذ نگه دارید ، به مقدار زیادی کاغذ ، چاپگر و فضای ذخیره سازی نیاز دارید. کاغذ نیز به مرور زمان خراب می شود و شما باید راهی برای حفظ پرونده پرسنل کارکنان در تمام مدت زمان درخواستی پیدا کنید. این هزینه بر است.
یکی دیگر از مشکلات ایجاد شده توسط پرونده های پرسنلی ، سیستم مرتب سازی است. شما باید کارآمد باشید و هر چیزی را که نیاز دارید خیلی سریع پیدا کنید. پرونده های پرسنلی شامل اسناد با سطوح مختلف اهمیت هستند و باید بر این اساس به آنها دسترسی پیدا کنید. بنابراین ، یک سیستم جستجو و مرتب سازی کارآمد ضروری است.

امیدواریم به همه سوالات شما پاسخ داده باشیم و اکنون دیدگاه روشنی در مورد بایگانی مدارک پرسنل داشته باشید. به خاطر داشته باشید که پرونده های پرسنل اختیاری نیستند. شما باید آنها را داشته باشید. پس سری به فروشگاه اینترنتی سهند بزنید و با زونکن‌های سهند آشنا شوید.