آموزش کامل نحوه بایگانی فاکتورهای خرید

بررسی نحوه بایگانی فاکتورهای خرید

همه ما به خوبی میدانیم که بایگانی فاکتورهای خرید به طور فزاینده‌ای وقت‌گیر است و با الزامات مالیاتی و چیزهایی از این قبیل نیز گره می‌خورد. با این حال وقتی از شرکتی می‌پرسید که آیا کنترل ذخیره حساب‌های پرداختی و فاکتورهای حساب‌های دریافتی خود را کنترل می‌کنند یا نه، اغلب واکنش‌ها تا حدی تعجب‌آور است و گاهی اوقات هم متوجه نمی‌شوند دارید از چه چیزی صحبت می‌کنید. واقعاً چه نوع شرکتی می‌تواند وجود داشته باشد که اهمیت بایگانی فاکتورهای خرید را نداند؟ پاسخ این است که خیلی از شرکت‌ها!

وقتی درباره نحوه بایگانی فاکتورهای خرید حرف می‌زنیم، منظور ما نسخه فاکتور به صورت PDF نیست که در جایی داخل سرور داخلی یا در پرونده‌های مدیریتی پیدا می‌شود بلکه منظورمان تنها فاکتور مالیاتی اصلی است که نشان می‌دهد چه چیزهایی تأمین شده است و کاری که می‌خواهیم اینجا بکنیم این است که درباره الزامات بایگانی فاکتورهای خرید نیز برایتان بنویسیم. وقتی این چیزها را در ابتدا به کسی بگویید ممکن است متعجب شوند یا استرس بگیرند اما جای نگرانی نیست. قرار است به خوبی و به آرامی همه چیز را برایتان توضیح دهیم.

چطور شد که بایگانی الکترونیکی به وضعی آشفته دچار شد؟

طبیعتاً، هیچ‌کس انتظار ندارد که شرکت‌های بزرگ همه فاکتورهای خودشان را در یک بایگانی و تحت مسئولیت عملکرد یک واحد قرار دهند. چنین کاری از خیلی لحاظ، غیرممکن است:

• تاریخچه مسئولیت مالیاتی محلی. در بسیاری از موارد، شرکت‌های تابعه مسئولیت رسیدگی به مالیات محلی را بر عهده دارند و از آنجایی که این شامل بایگانی فاکتورهای کاغذی در گذشته می‌شود، این مسئولیت اغلب به فاکتورهای الکترونیکی نیز تسری یافته است.
• چندین اپلیکیشن خرید و صورتحساب. در مواردی که اپلیکیشن های تراکنشی برای مبادله داده‌های تجاری مثل سفارشات و فاکتورها، به شکل متمرکز توسعه یافته‌اند، مسئولیت اغلب شرکت‌های تابعه محلی به فروشندگانی منتقل می‌شود که مدیریت این اپلیکیشن های متمرکز را بر عهده دارند. به خصوص در مواردی که این اپلیکیشن های متمرکز، مدرن و مبتنی بر فضای ابری هستند که این موضوع منجر به بایگانی فاکتورها و رسیدهای الکترونیکی می‌شود:

چنین اپلیکیشن هایی تمایل دارند تا فرایندهای جامع را به صورت انتها به انتها به پایان برسانند از جمله بایگانی فاکتورها و رسیدهای الکترونیکی.

مالکیت این اپلیکیشن ها ممکن است از IT به مجموعه گسترده‌ای از عملکردهای داخلی منتقل شود؛ برای مثال، بخش منابع انسانی شما ممکن است مسئول اپلیکیشن مدیریت هزینه و سفر باشد؛ درنتیجه احتمالاً از نظر آن‌ها، متخصصان منابع انسانی به شکلی ناگهانی بخش مهمی از بایگانی مالی را هم بر عهده خواهند داشت.

• الزامات محلی سازی. در برخی موارد، فاکتورها و سایر اسناد مالیاتی بحرانی تحت صلاحیت اداره امور مالیاتی یک کشور باید در مرزهای آن کشور بایگانی شود.
• ادغام. بسیاری از شرکت‌های چند ملیتی هنوز هم میراثی از دستاوردهای گذشته را در سیستم و اپلیکیشن خود همراه با سیستم‌های مختلف ERP و معاملاتی که به طور طبیعی به سیستم‌های مختلف بایگانی فاکتور متصل هستند، حمل می‌کند.

نحوه بایگانی فاکتورهای خرید

داشتن چندین بایگانی به این معنا نیست که کنترل آن‌ها را به عهده ندارد. با این حال، تغییرات سریع جهان تکنولوژی، پروژه‌های جاه‌طلبانه مالی و تحول تجاری و مهم‌ترین آن‌ها، سونامی مجازی کنترل تراکنش‌های در زمان واقعی، بودجه مالیات و فناوری اطلاعات شرکت‌ها را در دهه اخیر گسترش داده است. بایگانی فاکتورهای خرید هرگز مهم‌ترین اولویت نبوده و اغلب به بعد موکول شده است.

طبق تجربه ما، بیشتر شرکت‌های چند ملیتی نیاز به تشکیل تیمی از متخصصان دارند که نمایانگر توابع مختلفی هستند تا همه بایگانی‌های مختلفی را که فاکتورهای آن‌ها ذخیره می‌شود، ثبت کنند. بعد از چند ساعت بازیابی فاکتور از طریق هزارتوی برنامه‌های تلفیق و نوسازی ERP، تنظیمات پیچیده نهاد حقوقی و صورتحساب، اپلیکیشن های سفارش و فاکتور بی شمار و فروشندگان اتوماسیون تراکنش مبتنی بر فضای ابری، نتیجه این می‌شود که اغلب فاکتورها و سایر تراکنش‌های مهم مالیاتی حداقل در 5 جا بایگانی می‌شوند. صرفاً با جمع‌آوری اطلاعات در مورد افرادی که به این فاکتورهای مالیاتی اصلی دسترسی دارند و ایجاد روش ساختاریافته برای مدیریت این دسترسی‌ها به طوری که حداقل بازرسان مالیاتی بتوانند نسبتاً سریع به جایی که لازم دارند هدایت شوند، کاری که انجام داده‌اید متعهدانه خواهد بود. این همان نحوه بایگانی فاکتورهای خرید به شکلی درست است.

خرید زونکن

فاکتور من کجاست؟

یکی از مشتریانی که شرکت‌های مالی داشته‌اند، چند سال پیش، چنین تجربه‌ای را پشت سر گذاشته و آدرسی را در صفحه خود تحت عنوان فاکتور من کجاست؟ ثبت کرده است.

با این حال، کنترل مجدد با متمرکز ساختن اطلاعات مربوط به یافتن جای فاکتورها به پایان نمی‌رسد. صادقانه بگوییم، این قسمت آسانش است. سؤال اینجاست که: چطور بدانیم همه چیزهای بایگانی‌شده دقیق و درست هستند؟ الزامات بایگانی فاکتور را می‌توان در 15 تا 20 دسته طبقه‌بندی کرد و مثل بیشتر الزامات مالیاتی و حقوقی، در هر کشور تفاوت خاص خودش را دارد.

کار سخت، نیاز به وقت گذاشتن و دقت دارد!

در این مطلب از وبلاگ سهند، به نحوه بایگانی فاکتورهای خرید پرداختیم. سعی کردیم به روش‌هایی کاملاً تخصصی درباره الزامات بایگانی فاکتورهای خرید و همچنین نحوه آن نیز اشاره‌های لازم را بکنیم. برای این که شرکت شما به درستی به کارش ادامه دهد و به لحاظ مالی به مشکلات مختلف نخورید، لازم است حواستان به خریدها و سفارش‌ها باشد. چه کاری بهتر از بایگانی کردن فاکتورهای خرید؟ اگر نیاز به ابزارهای مربوط به این کار را دارید تنها کافی است سری به فروشگاه اینترنتی سهند بزنید و ببینید محصولات ما تا چه حد به کارتان خواهند آمد.