چگونه بایگانی مرتبی داشته باشیم

مراحل مرتب نگه داشتن بایگانی

یکی از مهمترین جنبه های مدیریت اسناد بایگانی است. بسیاری از شما به طور قانونی ملزم به بایگانی اسناد مشتری تا پایان مهلت مقررات هستید. این به این دلیل است که اسناد مهمی ممکن است در مراحل بعدی در مراحل قانونی مورد نیاز باشد. همچنین ممکن است بسیاری از شما بایگانی اسناد را به عنوان بخشی از سیاست کلی حفظ اسناد خود انتخاب کنید ، و این ممکن است به صورت داوطلبانه مورد توافق قرار گیرد. اگر در مورد بایگانی اسناد از روش های خوب پیروی نکنید ، ممکن است با مشکلات قانونی ، مشتریان ناراضی و تنگناهای مشاغل خود مواجه شوید. شما می توانید با پیروی از بسیاری از توصیه های “بهترین عمل” که در ادامه آمده است ، از این امر جلوگیری کنید.
شناسنامه شما ، فرم های اظهارنامه مالیاتی شما ، سوابق مالی کسب و کار شما ، سند مالکیت شما ، حتی اگر ممکن است اغلب از آنها استفاده نکنید ، اینها همه اسناد مهمی هستند که نمی خواهید آنها را از دست بدهید یا حتی بدتر از آن ، به دست افراد اشتباه بیفتید.
اما این س سوال را از خود بپرسید: آیا واقعاً مطمئن هستید که این اسناد را به صورت امن ذخیره کرده اید؟ آیا آنها به خوبی سازماندهی شده اند و در مواقع اضطراری به سرعت قابل دسترسی هستند؟ اگر نه ، نگران نباشید – همه چیز امروز تغییر می کند! ما در مورد ذخیره و بایگانی اسناد صحبت خواهیم کرد و بهترین راه ها را برای ذخیره اسناد کاغذی و دیجیتالی خود به شما نشان می دهیم تا با آگاهی از ایمن بودن آنها خیالتان راحت باشد. بنابراین بهترین راه برای ذخیره اسناد شما چیست؟ قبل از پاسخ به این س ،ال ، بیایید در مورد دلیل اهمیت آن در وهله اول صحبت کنیم و به شما نشان دهیم که چگونه بایگانی مرتبی داشته باشیم؟

رعایت الزامات نظارتی

این روزها ، حفاظت از اطلاعات چیزی است که اکثر مشاغل از آن آگاه هستند. با توجه به به روزرسانی های مهم اخیر در قانون حفاظت از داده ها ، اکنون مشاغل تحت فشار فزاینده ای برای مدیریت صحیح و ایمن داده های مصرف کننده قرار دارند – در غیر این صورت با جریمه های سنگینی روبرو هستند. این امر مستلزم این است که آنها دارای فرایندهای مدیریت داده موثر و راه حل های امن برای ذخیره اسناد باشند. سایر الزامات نظارتی حکم می کند که برخی از سوابق مالی برای چند سال معین نگهداری شود. بایگانی اسناد می تواند به مشاغل در برآوردن این الزامات کمک کند و به آنها اجازه می دهد داده ها و اسناد را به طور ایمن ذخیره کنند تا زمانی که دیگر مورد نیاز نباشند و از بین بروند.

خرید زونکن

از هزینه ها بکاهید و فضا ایجاد کنید

این که آیا شما یک شرکت بزرگ بین المللی را اداره می کنید یا استارتاپی نوپا ، صرفه جویی در هزینه ها تا جایی که می توانید مهم است. بایگانی اسناد می تواند با آزادسازی فضا و کاهش هزینه های عملیاتی به این امر کمک کند. هرچه اسناد کمتری برای مدیریت در محل داشته باشید ، زمان و هزینه کمتری برای مدیریت آنها صرف می شود.

بهبود گردش کار و عملکرد

بایگانی صحیح اسناد می تواند گردش کار و عملکرد کسب و کار شما را بهبود بخشد. طبق برآوردها ، تقریباً 80 درصد از داده های تولید نیازی به دسترسی آسان ندارند. با بایگانی کردن این داده های غیر مهم ، می توانید دسترسی به بقیه داده های خود را ساده کرده و به طور بالقوه عملکرد خود را بهبود بخشید.

محفاظت شدن از سرقت هویت

فقط مشاغل نیستند که از بایگانی کردن سود می برند. همه ما اسناد مهمی داریم که می تواند به طور بالقوه برای سرقت هویت مورد استفاده قرار گیرد. نگران کننده است ، گزارشی از مرکز تحقیقات ملی مصرف کننده نشان می دهد که یک چهارم آمریکایی ها در یک مقطع یک سند مهم را از دست داده اند. (و در ایران ، ما خیلی عقب نیستیم.) این نشان می دهد که چقدر مهم است که مطمئن شوید اسناد خود را با خیال راحت ذخیره کرده اید.

بایگانی اسناد به صورت کاغذی

ممکن است فکر کنید که ذخیره اسناد خود به صورت کاغذی در عصر دیجیتال مدرن مازاد است ، اما این لزوماً درست نیست. هنوز دلایل زیادی برای ذخیره نسخه ای از اسناد وجود دارد.
ذخیره اسناد سنتی در اصل ذخیره سازی کاغذ است. وقتی اسناد کاغذی خود را با بایگانی کردن آنها بایگانی می کنید ، یا با پرداخت یک محل ذخیره سازی امن خارج از سایت مانند برای ذخیره آنها برای شما. این یک روش معمول برای مشاغل بزرگ است که نیاز به نگهداری کاغذی از اسناد غیر مهم مأموریت دارند.

ذخیره سازی داخلی برای افراد و مشاغل کوچک که فقط تعداد کمی اسناد برای ذخیره دارند گزینه مناسبی است. اگر می خواهید این مسیر را طی کنید ، باید مطمئن شوید که تجهیزات مورد نیاز برای ذخیره ایمن آنها را در اختیار دارید. برای اسناد بسیار مهم ، ممکن است بخواهید یک گاوصندوق نسوز خریداری کنید زیرا این امر باعث می شود اسناد کاغذی شما بتوانند از هرگونه فاجعه بار در محل شما جان سالم به در ببرند. اگر می خواهید با کابینت های بایگانی معمولی یا سایر واحدهای ذخیره سازی بروید ، مطمئن شوید که آنها ایمن هستند و آنها را با گیره کاغذ و جداکننده منظم نگه دارید. برای بایگانی مرتب اسناد خود و خریدن زونکن ها و کلربوک هایی مناسب این کار ، به سایت فروشگاه اینترنتی سهند مراجعه کنید.