چک لیست پرونده پرسنلی به همراه نمونه

همه چیز درباره چک لیست پرونده پرسنلی

شرکت ها چندین نوع سوابق را برای یک کارمند واحد ایجاد می کنند. بخش منابع انسانی بر حریم خصوصی این اسناد نظارت می کند و آنها را ایمن نگه می دارد. چک لیست پرونده پرسنل به شما کمک می کند تا محتویات پوشه های کارمند را در حالی که یک فرآیند مستندسازی محکم را دنبال می کنید ، مدیریت کنید.

1. با مستندات استخدامی و وضعیت روابط شروع کنید

هنگامی که یک کارمند آغاز به کار می کند ، بخش منابع انسانی شما مجموعه ای از کاغذها را جمع آوری می کند.
این مطالب را در یک پرونده پرسنلی ، اعم از فیزیکی یا الکترونیکی نگه دارید.
با افزایش رابطه با کارمند در طول زمان ، سوابق بیشتری در پرونده جا می گیرد.
لیستی سردستی و سریع شامل اینها می شود، اما به آن ها محدود نمی شود:
درخواست شغل ، رزومه و نامه همراه
تأییدیه استخدام و نامه های امضا شده برای توصیه
اطلاعات تماس اضطراری
ارزیابی عملکرد و موارد دیگر
در صورت انجام مصاحبه خروجی؛ رونویس مصاحبه خرو

2. چک لیست خود را مانند فهرست مطالب نظم دهید

یک چک لیست به هر فایل ساختار می بخشد و همه چیز را سازماندهی می کند. به همین دلیل است که باید آن را مانند فهرست مطالب سفارش دهید.
از آنجا که همه چیز به همان ترتیب دنبال می شود ، شما وقت خود را برای جستجوی اسناد خاص تلف نمی کنید. شما دقیقاً می دانید کجا آن را پیدا کنید.

3. تا آنجا که ممکن است ساده کنید

اکنون شما مطالب را محدود کرده اید ، بازخورد دریافت کرده اید و یک طرح کلی برای لیست خود ایجاد کرده اید. شما تقریباً در انتها هستید ، اما نه کاملاً. وقت ساده سازی است!
چک لیست پرونده پرسنل شما نیاز به جهت یابی روان دارد. هضم ، اسکن و به روز رسانی آن باید آسان باشد.
در صورت امکان سعی کنید چک لیست را در یک صفحه نگه دارید.
تا جای ممکن از کلمات کمی استفاده کنید.
تغییر فرم یا به روز رسانی آن با اطلاعات جدید را آسان کنید.

خرید لوازم التحریر

4. به روز رسانی تغییرات سیاست کاری و اضاقه کردن مواد جدید

پس از نهایی شدن لیست خود ، آن را برای به روزرسانی ها باز بگذارید.
هنگام ورود سیاست های جدید ، چک لیست خود را بازبینی کنید و مراقب تغییرات قانونگذار در الزامات سوابق استخدامی باشید.
اگر سوابق فیزیکی دارید ، آنها را در کابینت های مقاوم در برابر آتش ذخیره کنید. شما نمی خواهید این فایل ها را در اثر آتش سوزی محل کار از دست بدهید!
چک لیست ها در محیط شرکت برای هماهنگی کار تیمی استفاده می شوند تا همه در یک صفحه باشند. در شرکت من ، با شروع به مقیاس بندی و گسترش در بازارهای بین المللی ، تعداد چک لیست ها افزایش یافت. بدون آنها ، انجام حجم زیاد وظایفی که باید انجام شود غیرممکن است.
چک لیست ها بهتر است برای اطمینان از فراموش نشدن کارهای ارزشمند استفاده شوند. اگر چک لیست های شما با هر وظیفه کوچک بدون ارزش افزوده پر شده باشد ، آنها مدیریت خرد هستند. آنها نتیجه معکوس خواهند داد ، زیرا کار اضافی ایجاد می کنند و تیم های شما را از کار می اندازند.
آن ها راهی عالی برای پیگیری فرایندها و الزامات داخلی است. از آنها می توان برای حفظ ساختار یکنواخت نیازها و الزامات استفاده کرد و برای همه اعضای سازمان ما به راحتی قابل خواندن و درک است. علاوه بر این ، چک لیست ها به ویژه در فرایندهای حسابرسی که نیاز به همکاری بین بخشی دارند ، مفید هستند.

من فکر می کنم چالش اصلی این است که چگونه آن چک لیست ها را به کارکنان خود معرفی می کنید و انتظاراتی که از آنها می آید را براورده کنید. آیا آنها در درجه اول به عنوان مقیاس درجه بندی اینکه آیا کارمندی به اندازه کافی خوب عمل می کند یا نه مورد استفاده قرار می گیرند؟ یا به عنوان یک «کمک» برای سهولت زندگی کارکنان ارائه می شود؟
استفاده از چک لیست ها راهی مطمئن برای سازماندهی با اطمینان از این است که از هیچ مرحله ای در یک فرآیند عبور نمی کنید. آنها یک راه عالی برای اطمینان از لغزش هیچ چیز در شکاف ها هستند. چک لیست ها همچنین به شما این امکان را می دهند که کارهای مختلف خود را سریع و کارآمد مدیریت کنید. من از همه کارمندان خود می خواهم که چک لیست های روزانه/هفتگی را در صورت کار در خانه انجام دهند ، زیرا به من این امکان را می دهد که میزان کارهایی را که هر روز انجام می دهند اندازه گیری کنم. چک لیست خود را از فروشگاه اینترنتی سهند تهیه کنید.