راهنمای تهیه پوشه پرونده پرسنلی

پوشه پرونده پرسنلی چیست و چه کاربردی دارد؟

در تمامی کسب و کارها، از کوچک‌ترین شرکتها تا بزرگترین سازمان‌ها و ادارات جهانی، برای کارکنان مجموعه پرونده پرسنلی تهیه می‌شود. پرونده پرسنلی، شامل تمامی مدارکی می‌شود که نیروی کاری را معرفی می‌کند. این مدارک شامل مدارک شناسایی و هویتی مانند: کپی شناسنامه، کپی کارت ملی، کپی کارت پایان خدمت و غیره، مدارک مرتبط با سوابق تحصیلی مانند کپی آخرین مدرک تحصیلی، مدارک و دوره‌های گذرانده، مدارک مرتبط با سوء پیشینه و دیگر موارد مشابه می شود. تهیه پوشه پرونده پرسنلی و نحوۀ نگهداری از آن حائز اهمیت بسیاری است. چرا که دارای مدارک شخصی کارمندان است که علاوه بر اهمیت در حفظ آن نباید در دسترس دیگر کارمندان نیز باشد. در این مقاله سعی داریم تا همه چیز را در مورد تهیه پوشه پرونده پرسنلی در اختیار شما قرار دهیم. با ما همراه باشید.

پوشه پرونده پرسنلی چیست؟

پوشه پرونده پرسنلی، یک پوشه شامل تمام مدارک یک نیروی کار مشغول در یک شرکت، سازمان و در کل یک مجموعه است. این پوشه با شمارۀ پرسنلی نیروی کار نام گذاری می‌شود و شامل تمامی مدارک مرتبط با آن نیروی به خصوص از جمله:

1. مدارک شناسایی مانند کپی شناسنامه، کارت ملی، گواهی پایان خدمت و غیره
2. مدارک تحصیلی مانند لیسانس، فوق لیسانس، مهارت‌های احتمالی گذرانده و غیره
3. مدارک حسابداری مانند فیش حقوقی، مدارک دال بر پرداخت حقوق
4. تایم شیت‌های کاری شامل تمامی مرخصی‌ها، استعلاجی‌ها، ساعات کاری و غیره
5. قراردادهای کاری که به صورت ماهانه یا سالانه بسته می‌شوند.
6. سفته‌ها و ضمانت‌های دریافت شده از نیروی کار
7. دستورالعمل کاری و غیره

می باشد. تمامی این مدارک دارای اهمیت بسیار بالایی دارند و باید به صورت کتگورایز شده و مرتب طبقه بندی و به صورت کاملاً محرمانه نگهداری شوند. پوشه پرونده پرسنلی می تواند یک پوشه یا یک کلاسور باشد که تمامی مدارک نامبرده را در خود جای دهد. چطور باید یک پوشه پرونده پرسنلی درست کرد؟

خرید پوشه

چطور یک پوشه پرونده پرسنلی درست کنیم؟

خب همانطور که مشخص است، برای درست کردن یک پرونده پرسنلی به روش اصولی شما به یک پوشه، کلاسور و یا زونکن برای بایگانی مدارک داخل پرونده احتیاج دارید. اگر مدارکی که می‌خواهید داخل پوشه بگذارید زیاد نیستند، پوشه بهترین گزینه است. می توانید از انواع پوشه استفاده کنید. کلاسور و زونکن زمانی کاربرد دارند که حجم مدارک برای هر نیرو بسیار زیاد باشد، که به طور معمول اینگونه نیست. انواع پوشه‌هایی که می‌توانید برای ساخت پرونده پرسنلی از آنها استفاده کنید، عبارت هستند از:

• پوشه آویز فایل سهند
• پوشه آویز گردان با جای کارت سهند
• پوشه اداری سهند
• پوشه ال سهند
• پوشه گیره دار اتوماتیک سهند
• پوشه یک رو شفاف مدل Eco سهند
• و غیره

همانطور که می‌بینید، پوشه‌هایی که می‌توان برای تهیه پوشه پرونده پرسنلی استفاده کرد بی‌شمار هستند، اما با توجه به مسئله که تمامی این پرونده‌های پرسنلی نیز قرار است در یک جای دیگر بایگانی شوند، انواع پوشه‌های آویز که دارای جای کارت برای نامگذاری هستند، بهترین انتخاب محسوب می‌شوند. جای کارت روی این چنین پوشه‌هایی کمک می‌کند تا نام پرسنلی نیروی کار به خوبی نوشته شده و در طول سالیان پاک نشود.

حال که نوع پوشه را انتخاب کردید، تمامی مدارک را به یک ترتیب به خصوص و مشخص درون پوشه قرار دهید. می‌توانید برای نگهداری هرچه بهتر، آنها را داخل کاور پانچ بگذارید. توجه داشته باشید که ترتیب منتخب خود برای قرار دادن مدارک شناسایی کارمندان را در تمامی پوشه های پرونده پرسنلی رعایت نمایید.

سپس نام، نام خانوادگی و شمارۀ پرسنلی نیروی مورد نظر را بر روی پوشه نوشته و داخل بایگانی قرار دهید. محرمانه ماندن این مدارک بسیار اهمیت دارد، بنابراین برای رعایت اصول بایگانی آنها، نهایت دقت و وسواس را به خرج دهید.

پوشه پرونده پرسنلی، کاری که باید انجام دهید!

مهم‌ترین سرمایه‌های یک مجموعه، نیروهای کاری آن هستند و مهمترین چیزی که در مورد این کارمندان وجود دارد، مدارک آنها است. همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم، پوشه پرونده پرسنلی، وسیله‌ای است که در آن تمامی مدارک شناسایی، تحصیلی، مالی، ضمانت‌‌های شغلی و غیرۀ یک کارمند قرار می‌گیرد و حفظ و نگهداری از این پروندۀ پرسنلی بسیار مهم است. برای تهیه انواع پوشه پرونده پرسنلی، می‌توانید به فروشگاه اینترنتی سهند مراجعه نمایید. در این فروشگاه می توانید انواع پوشه‌های مناسب برای تهیه پرونده پرسنلی را با بهترین قیمت خریداری کنید.