اهمیت بایگانی اسناد و مدارک که نمیدانستید

بررسی کامل بایگانی اسناد و مدارک

بایگانی اسناد و مدارک چیست به چه کار می آید؟ بایگانی اسناد و مدارک به معنای ذخیره سازی ایمن طولانی مدت یا کوتاه مدت اطلاعاتی است که دیگر به طور مرتب از آن ها استفاده نمی کنید. این یک روند پیچیده برای درست شدن و تنظیم کار ها است و انجام اشتباه آن باعث می شود خود را در معرض خطر از بین رفتن امنیت قرار بدهید. شرکت های بایگانی اسناد می توانند اسناد و مدارک شما را برای شما مدیریت کنند، خطرات احتمالی و اشتباهات را کاهش دهند و به بهبود محافظت از داده های شما کمک کنند. امروز می خواهیم کمی بیشتر درباره ضرورت و اهمیت بایگانی اسناد و مدارک با شما صحبت کنیم چرا که امروزه بایگانی مدارک بخشی جدایی ناپذیر از فعالیت هر شرکت و نهادی است.

بایگانی اسناد و مدارک چیست؟

بایگانی اسناد به صورت ایمن اطلاعاتی را که دیگر به طور مداوم و مرتب استفاده نمی کنید ذخیره می کند.
دو گزینه برای نحوه بایگانی اسناد به شرح زیر است:
بایگانی اسناد و مدارک در محل کار خود: این فضای ذخیره سازی ارزشمندی را اشغال می کند و به این معنی است که شما باید یک سیستم بایگانی مناسب را پیاده سازی کنید تا بتوانید اسناد را در صورت نیاز به راحتی پیدا کنید.
بایگانی اسناد به کمک یک شرکت بایگانی مدارک: یک شرکت متخصص اسناد و مدارک شما را جمع آوری کرده و در محل های اختصاصی خارج از سایت ذخیره می کند. بسته به خدمتی که انتخاب می کنید، آن ها:

• اسناد شما را بایگانی کرده و اسکن کرده و در صورت درخواست برای شما ارسال می کنند.
• اسناد شما را بایگانی کرده و در صورت درخواست مدارک جداگانه را به شما تحویل می دهند.
• اسناد کاغذی شما را قبل از بایگانی یا از بین بردن اسکن می کنند.

بایگانی کردن اسناد و مدارک به صورت خارج از سایت یا به اصطلاح off-siteمی تواند فضای ارزشمندی را در محل کار شما ذخیره کند و بازیابی اسناد را بسیار آسان تر کند.

بایگانی دیجیتال اسناد و مدارک چیست؟

راه حل های مدیریت و باگانی دیجیتال مدارک همان اسنادی است که اسکن می شوند به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند. این بدان معنی است که کاربر کنترل بیشتری بر سوابق الکترونیکی خود دارد. برای دسترسی آسان تر ممکن است خودتان بتوانید مدارک دیجیتالی را از طریق یک پورتال آنلاین مدیریت کنید، گرچه هزینه این کار بیشتر است.

۵ دلیل اهمیت بایگانی اسناد و مدارک

1. داده ها به خوبی سازمان یافته خواهند شد، بنابراین یافتن اسناد مورد نظر در صورت نیاز آسان تر است.

بایگانی صحیح اسناد به معنای دسترسی سریع و ایمن کارمندان شما به اطلاعات مورد نیاز است که منجر به کاهش زمان کار و تأخیرهای کمتری می شود. بسیاری از شرکت ها استفاده از نرم افزار مدیریت سوابق را برای ذخیره، مدیریت و دسترسی به سوابق خود انتخاب می کنند.

خرید زونکن

۲. سوابق به دلایل قانونی به راحتی قابل ممیزی، حسابرسی و بازیابی هستند.

حسابرسی شامل بررسی سوابق کسب و کار شما برای تأیید دقیق بودن آن ها است. از نظر قانونی، تجارت شما باید اسناد خاصی را برای مدت زمان مشخصی (که به عنوان دوره نگهداری شناخته می شود) حفظ کند.

۳. امنیت را بهبود می بخشد، فقط افراد تعیین شده می توانند به مدارک درست دسترسی پیدا کنند.

وقتی اسناد دیجیتالی را بایگانی می کنید، می توانید از آن ها با رمز عبور محافظت کنید تا فقط افراد خاصی بتوانند به آن ها دسترسی پیدا کنند. سیستم های مدیریت اسناد یک دنباله حسابرسی ایجاد می کنند تا بتوانید ببینید چه کسی به پرونده ها دسترسی پیدا کرده، آن ها را تغییر داده یا حذف کرده است.

4. فضای دفتر شما را ذخیره می کند.

بایگانی اسناد با نگه داشتن اسناد کاغذی خارج از سایت، فضای ذخیره سازی ارزشمندی را در دفتر کار شما حفظ می کند. تبدیل اسناد کاغذی به قالب دیجیتال به این معنی است که می توانید نسخه های کاغذی را از بین ببرید (یا آن ها را خارج از سایت ذخیره کنید) و از طریق یک درگاه امن اینترنتی به آن ها دسترسی پیدا کنید. متناوباً، می توانید اسناد کاغذی را بدون تبدیل آن ها به نسخه های دیجیتالی خارج از سایت ذخیره کنید و همچنان در فضای دفتر کار خود صرفه جویی کنید.

۵. مانع از دست رفتن داده ها و مدارک می شود.

ساده ترین راه برای جلوگیری از این امر ایمن سازی مدارک و اسناد خود از طریق بایگانی کردن آن ها در یک شرکت بایگانی اسناد و مدارک معتبر است. شرکت های مدیریت سوابق خدمات بایگانی را برای اطمینان از دستیابی آسان اسناد به دلایل تجاری یا حقوقی یا ممیزی ارائه می دهند

امیدواریم که مطالب امروز برای شما عزیزان قابل استفاده و مفید واقع شده باشد. در هر زمینه ای که مشغول به کار باشید ناگزیرید که اسناد و مدارک کاری خود را ذخیره، سازمان‌دهی و بایگانی کنید چرا که علاوه بر الزامات قانونی، می توانید از این طریق احتمال بروز اشتباه را کاهش دهید و تصویر درست تری از کسب و کار خود به دست بیاورید. بنابراین دانش بایگانی اسناد حسابداری برای هر شرکت یا نهادی برای پیشبرد هرچه بهتر اهداف خود اهمیت دارد.اگر نیاز به ابزارهای مربوط به این کار را دارید تنها کافی است سری به فروشگاه اینترنتی سهند بزنید و ببینید محصولات ما تا چه حد به کارتان خواهند آمد.