کلاسور
کلربوک
پاكت
پوشه
اكسپندينگ فايل
زیردستی
زونکن سهند
جامجلهای
كيف
دفتر
جامدادی
شیلد صورت
معرفی انواع نامه های اداری در ایران
برای نوشتن انواع نامه های اداری که جهت برقراری ارتباط با سازمان‌ها و ادارات دولتی و یا غیر دولتی به کار گرفته می‌شود، قواعد و روشهای متفاوتی وجود دارد. دانستن این قواعد و همچنین آشنایی با انواع نامه های اداری کمک می‌کند تا بتوانید به درستی ارتباط خود با سازمان مقصد را برقرار کرده و در نهایت نتیجۀ مطلوب مورد نظر خود را حاصل نمایید. در این مقاله از وبلاگ سهند قصد داریم تا شما را با انواع نامه های اداری که در سیستم کاری ایران مورد استفاده قرار می‌گیرند، آشنا کنید. با ما در ادامۀ مطلب همراه باشید. در انتهای این مطلب شما با انواع نامه های اداری و اصول و قواعد کلی نامه نگاری اداری آشنا خواهید بود.
انواع نامه های اداری از لحاظ محتوا
نامه نگاری، یکی از اصول برقراری ارتباط به صورت رسمی است. با وجود پیشرفت روز افزون تکنولوژی، همچنان بسیاری از درخواست‌ها، اطلاعیه‌ها، دستورات و موارد مشابه دیگر به صورت نامۀ مکتوب در میان سازمان‌ها و یا بین سازمان‌ها و مردم عادی انجام می‌شود. درخواست شما اگر به صورت مکتوب نباشد، در سیستم اداری به رسمیت شناخته نخواهد شد. لحن نامۀ شما و ادبیاتی که در آن استفاده می‌کنید، بسته به نوع نامه متفاوت خواهد بود. تفاوت در لحن می‌تواند نتیجه‌ای که نامه حاصل می‌شود را به طور کلی تغییر دهد. در بررسی انواع نامه های اداری در ایران، به تقسیم بندی کلی زیر می‌رسیم:
- نامۀ خبری: در این نامه صرفاً به مخاطب از یک وضعیت یا یک مسئلۀ به خصوص با خبر خواهد شد. به این دسته از نامه‌های اداری، نامه های خبری یا اطلاعی می‌گویند.
- نامۀ دستوری: این نوع از انواع نامه های اداری، تنها برای دستور به انجام یک عمل به خصوص به زیر مجموعه و مقامات پایین دستی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- نامۀ درخواستی: در نوع نامۀ درخواستی، درخواست دستور برای اقدام به خصوص است که به مقامات بالا دستی در یک مجموعه یا یک سازمان مشخص داده خواهد شد.
- نامۀ بازدارنده: نوعی از انواع نامه های اداری است که به صورت ماهیتی شباهت بسیاری شبیه به نامه های دستوری و درخواستی می‌باشد. با این تفاوت که در نامۀ بازدارنده، درخواست یا دستور عدم انجام یک موضوع مشخص داده می‌شود.
- نامۀ هماهنگی: این نوع از نامه به صورت درون سازمانی و یا برون سازمانی جهت ایجاد هماهنگی در انجام امور بین بخش‌های مختلف یک سازمان یا سازمان‌های مختلف وابسته به یک ارگان و غیره انجام می‌شود.
انواع نامه های اداری از لحاظ واحد تحویل گیرنده
با توجه به اینکه نامۀ شما برای چه واحدی در یک سازمان ارسال می‌شود، انواع نامه های اداری شکل می‌گیرند. این نامه‌ها به لحاظ محتوایی، می‌توانند در یکی از گروه‌هایی که در بالا اشاره کردیم قرار بگیرند. انواع نامه های اداری از لحاظ مخاطب و واحد اقدام کننده عبارت می‌شوند از:
- نامۀ اداری
- نامۀ مالی
- نامۀ فنی
- نامۀ آموزشی
- نامۀ بازرگانی
- و غیره
انواع نامه های اداری بر اساس اهمیت زمان اقدام
نامه‌های دستوری، درخواستی، هماهنگی و بازدارنده، همگی نیازمند اقدام هستند. این نامه‌ها از لحاظ اهمیت زمان اقدام به چهار دستۀ عادی، فوری، خیلی فوری و آنی تقسیم بندی می‌شوند. نامه‌های عادی، بر اساس زمانبندی پروتکل اجرایی می‌شوند. نامه‌های فوری ظرف 48 ساعت باید مورد بررسی قرار بگیرند. تعجیل در اجرا برای نامه‌های خیلی فوری 24 ساعت است؛ و نامه‌های آنی به محض رسیدن به دست مخاطب باید در مراحل اجرایی قرار بگیرند.
انواع نامه های اداری بر اساس امنیت
با توجه به محتوای داخل انواع نامه های اداری، از لحاظ حساسیت و امنیت مورد نظر می‌توانند در پنج دسته طبقه بندی شوند. این طبقه بندی شامل نامه‌های عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و فوق سری یا به کلی سری می‌شود. نگهداری و روش ارسال نامه‌های محرمانه به بالا، به روشهای به خصوصی انجام می‌شود.
نامه های اداری در هر نوع، با هر کلامی و به هر شکلی که باشند باید در پاکت و به صورت کاملاً سالم، دارای آدرس و لوگو، چسب خورده و بدون کثیفی و تاخوردگی ارسال شوند. بهتر است نوعی پاکت برای ارسال نامه‌های خود انتخاب کنید که بتواند اهمیت محتوای داخل آن را به صورت ظاهری نشان دهد. برای تهیۀ انواع پاکت نامه اداری، می‌توانید به فروشگاه اینترنتی سهند مراجعه نمایید.