اصول چیدمان زونکن در بایگانی

انواع مدل های بایگانی با زونکن

زونکن‌ها، مهمترین لوازم تحریر اداری هستند که برای بایگانی مدارک و اسناد مهم به طور معمول در شرکتها، سازمانها، ادارات و حتی خانه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. چیدمان زونکن، نیاز به رعایت یک اصول به خصوصی دارد تا بتوان به سادگی از آنها استفاده کرد. دلیل اصلی استفاده از زونکن، بایگانی مدارک مهمی است که باید برای سالهای متمادی نگهداری شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مقاله به بررسی کامل اصول چیدمان زونکن در بایگانی و انواع روش‌های بایگانی صحبت می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

انواع بایگانی

همانطور که گفتیم، چیدمان زونکن به آن جهت اهمیت دارد که شامل اسناد و مدارک مهم می‌شود که نگهداری آنها برای شرکتها حائز اهمیت است. انواع مدارکی که در زونکن نگهداری می‌شوند عبارت هستند ا

مدارک مالی و حسابداری

         قراردادها و مشتری‌ها

          مدارک و اسناد پرسنلی

          و غیره

به طور کلی سه نوع بایگانی داریم:

• بایگانی جاری: برای اسناد و مدارکی که به صورت روزمره با آنها سر و کار داشته و نیاز است تا دسترسی راحت و سریعی به آن‌ها داشته باشیم.
• بایگانی نیمه جاری: مربوط به اسناد و مدارکی است که مورد نیاز هستند اما نه هر روز. به عنوان مثال ممکن است به صورت ماهانه و یا سالانه نیاز به بررسی داشته باشند.
• بایگانی راکد: برای مدارکی است که باید حفظ و نگهداری شوند و اما ممکن است برای سالهای سال نیاز به بررسی و دسترسی مجدد نداشته باشند.

چیدمان زونکن برای بایگانی در هر یک از انواع بایگانی که در بالا اشاره کردیم متفاوت خواهد بود. اما آنچه می‌خواهیم در این مقاله از آن صحبت کنیم، اشتراکات نحوۀ چیدمان زونکن در تمامی روش‌های بایگانی است.

چیدمان زونکن، هر آنچه باید رعایت کنید!

مهمترین اصلی که در بایگانی مدارک باید در نظر داشته باشید، نظم است. نظم، نظم و نظم همۀ چیزی است که باید برای چیدمان زونکن به یاد داشته باشید. برای آنکه زونکن‌ها را بایگانی کنید به ترتیب زیر عمل کنید:

مدارک را تفکیک کنید

اولین قدم برای چیدمان زونکن، تفکیک مدارک است. تمامی مدارکی که قصد بایگانی آنها در زونکن دارید را بر اساس موضوع تفکیک کنید. مدارک مالی، قراردادها، مدارک پرسنلی و غیره. اینها موضوعاتی هستند که بر اساس آن‌ها می‌توانید مدارک خود را طبقه بندی کنید.

خرید زونکن

از کاور پانچ استفاده کنید

پس از آنکه مدارک را طبقه بندی کردید، آن‌ها را به صورت مجزا داخل کاور پانچ بگذارید. کاور پانچ یا همه پوشه کیسه‌ای به شما این امکان را می‌دهد تا مدارک را برای قرار دادن در زونکن سوراخ نکنید. علاوه بر این، کاور پانچ به چیدمان زونکن نظم بیشتری می‌بخشد.

تبعیت از تاریخ در چیدمان زونکن

مدارک را به ترتیب تاریخ داخل زونکن قرار دهید. این مسئله به شما کمک می‌کند تا برای پیدا کردن مدرک مورد نظر خود در صورت نیاز، زمان کمتری را صرف نمایید.

زونکن‌ها را نامگذاری کنید

این زونکن‌ها قرار است در بایگانی قرار بگیرند. اگر بخواهید یک مدرک به خصوص را داخل یکی از آنها پیدا کنید، نمی‌توانید یک به یک را باز کرده و داخل همه را نگاه کنید، زمان شما مهم‌ترین سرمایه‌تان است. بنابراین یکی اصل مهم در چیدمان زونکن، نامگذاری آن است.

زونکن‌ها را بر اساس موضوع و تاریخ در بایگانی قرار دهید

پس از آنکه چیدمان زونکن تمام شد، وقت بایگانی آنها است. زونکن‌های خود را بر اساس موضوعات مرتبط و تاریخ داخل بایگانی قرار دهید. زونکن‌هایی که به صورت روزانه به آنها نیاز دارید را در دسترس قرار دهید و زونکن‌های حاوی مدارک راکد را دور از دسترس بگذارید.

چیدمان زونکن، کاری که باید جدی بگیرید!

اگر می‌خواهید یک مجموعۀ موفق باشید باید نظم را به عنوان چاشنی کار خود قرار دهید. طبقه بندی و نظم، چیزی است که موفق‌ها را از ناموفق‌ها جدا می‌کند. از طرف دیگر، بایگانی مدارک در امور شرکتی حائز اهمیت است. زونکن نیز مهمترین وسیله‌ای است که برای طبقه بندی و بایگانی مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرد. وقتی تمام این گفته‌ها را کنار هم قرار می‌دهیم، به یک نتیجه می‌رسیم: چیدمان زونکن، کاری است که باید به بهترین شکل ممکن یاد بگیرید. برای چیدمان زونکن و بایگانی مدارک، بهتر است که از زونکن‌هایی با کیفیت و خوش قیمت استفاده کنید. تهیۀ چنین زونکن‌هایی، فقط و فقط از فروشگاه اینترنتی سهند امکان پذیر است. با مراجعه به سایت فروشگاه اینترنتی سهند، می‌توانید انواع زونکن مورد نیاز برای بایگانی مدارک خود را بیابید.